Politica de confidențialitate.

1. Cine suntem

Ola Accountancy este operatorul datelor tale personale. Suntem o societate cu răspundere limitată înregistrată în Anglia și Țara Galilor (număr 15007143), înregistrată la Information Commissioner’s Office (înregistrare ZB873069) și supravegheată de HMRC pentru prevenirea spălării banilor. Datele noastre de contact sunt la finalul acestei politici.

2. Ce informații colectăm

În funcție de serviciile pe care le folosești, colectăm:

• Date de identificare și contact — nume, data nașterii, naționalitate, adresă, e-mail și număr de telefon.
• Documente de identitate — pașaport, permis de conducere sau carte de identitate și dovada adresei, folosite pentru verificările de identitate și anti-spălare de bani.
• Referințe fiscale și oficiale — numărul de National Insurance, UTR-uri, numărul de înregistrare al firmei, referințe PAYE și VAT, coduri de autentificare Companies House.
• Informații financiare — venituri, cheltuieli, date bancare, evidențe ale tranzacțiilor și alte informații necesare pentru a pregăti conturile și declarațiile fiscale.
• Informații despre afacere și proprietate — date despre directori, acționari și beneficiari reali.
• Informații despre beneficii — atunci când folosești serviciile noastre de Universal Credit sau PIP, informații despre gospodăria și situația ta, care pot include informații despre sănătate. Le prelucrăm doar cu acordul tău explicit sau acolo unde legea permite altfel.
• Date de pe site — informații tehnice precum adresa IP și paginile vizitate, și orice ne trimiți prin formularele de pe site.

Colectăm aceste informații direct de la tine (prin formulare, e-mail, telefon, WhatsApp sau întâlniri) și, unde este relevant, de la HMRC, Companies House, fostul tău contabil sau surse de verificare a identității.

3. Cum folosim informațiile și temeiul legal

• Pentru a ne presta serviciile — pregătirea conturilor, declarațiilor fiscale și consultanței și gestionarea colaborării (executarea unui contract).
• Pentru a ne îndeplini obligațiile legale — inclusiv verificările de identitate și păstrarea evidențelor conform Money Laundering Regulations 2017, și obligațiile față de HMRC și Companies House (obligație legală).
• Pentru a răspunde solicitărilor și a trimite ofertele pe care le ceri (demersuri la cererea ta înainte de încheierea unui contract).
• Pentru a ne administra și proteja afacerea — îmbunătățirea serviciilor și prevenirea fraudei (interese legitime).
• Marketing — noutăți despre serviciile noastre, doar acolo unde ai fost de acord sau unde legea permite. Poți renunța oricând (consimțământ / interese legitime).

4. Cu cine împărtășim informațiile

Nu vindem niciodată datele tale personale. Le împărtășim doar unde este necesar cu:

• HMRC, Companies House și alte autorități, pentru depuneri și unde cere legea;
• furnizori de servicii care acționează în numele nostru, inclusiv gazda site-ului (Vercel), furnizorul de e-mail (Resend), procesarea plăților (Stripe), programarea întâlnirilor (Calendly), furnizori de programe de contabilitate și stocare securizată în cloud;
• servicii terțe pe care alegi să le folosești ca să ne contactezi, cum ar fi WhatsApp (Meta) și Google Maps;
• consilieri profesioniști, asigurători și, unde este necesar, autorități de aplicare a legii.

Furnizorii noștri pot folosi datele tale doar conform instrucțiunilor noastre și trebuie să le păstreze confidențiale și în siguranță.

5. Transferuri internaționale

Unii dintre furnizorii noștri stochează sau prelucrează date în afara UK-ului, inclusiv în Statele Unite și Spațiul Economic European. În aceste cazuri ne asigurăm că există garanții adecvate, precum reglementările UK privind adecvarea, UK–US data bridge sau International Data Transfer Agreement / Addendum aprobat de ICO.

6. Cât timp păstrăm informațiile

Păstrăm datele personale doar atât cât este necesar. Evidențele cerute pentru prevenirea spălării banilor, inclusiv documentele de identitate, se păstrează cinci ani după încheierea relației de afaceri. Evidențele contabile și fiscale se păstrează în general cel puțin șase ani. Solicitările de pe site care nu duc la o colaborare se șterg în doi ani.

7. Cum protejăm informațiile

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a-ți proteja datele, inclusiv conexiuni criptate, controlul accesului și obligații de confidențialitate pentru echipa noastră. Niciun sistem nu este complet sigur, dar lucrăm să îți protejăm datele și te vom notifica pe tine și ICO în cazul unei încălcări a securității datelor, acolo unde legea o cere.

8. Drepturile tale

Ai dreptul: să îți accesezi datele personale; să corectezi datele inexacte; să ceri ștergerea datelor în anumite situații; să restricționezi prelucrarea sau să te opui acesteia; la portabilitatea datelor; și să îți retragi oricând consimțământul, acolo unde ne bazăm pe el. Unele drepturi sunt limitate acolo unde trebuie să păstrăm datele prin lege (de exemplu evidențele anti-spălare de bani).

Pentru a-ți exercita drepturile, contactează-ne folosind datele de mai jos. Dacă ești nemulțumit de modul în care ți-am gestionat datele, te rugăm să ne spui mai întâi nouă, ca să putem îndrepta lucrurile. Ai și dreptul de a depune o plângere la Information Commissioner’s Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.

9. Cookie-uri

Site-ul nostru folosește cookie-uri esențiale, necesare pentru funcționare, și poate folosi cookie-uri de analiză sau funcționale pentru a înțelege cum este utilizat. Acolo unde este necesar, îți cerem acordul înainte de a seta cookie-uri neesențiale. Poți controla cookie-urile și din setările browserului.

10. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică din când în când. Cea mai recentă versiune va fi întotdeauna pe această pagină, cu data ultimei actualizări.

Contactează-ne

OLA ACCOUNTANCY LTD · Înregistrată în Anglia și Țara Galilor, nr. 15007143 · Înregistrare ICO ZB873069
Adresă: 23A George Street, Luton, LU1 2AF
E-mail: info@ola-accountancy.co.uk · Telefon: 0330 1331 886